“Bestellen? Ik zie er iedere keer weer tegenop!” Het is een veelgehoorde verzuchting, die wordt geuit tijdens de ‘Lean workshops’ die Margareth Heuveling en Ulrich Schultz in het land houden voor huisartsenpraktijken. Na ons vorige interview met het duo over hun cursus ‘Lean werken in de huisartsenpraktijk’ zijn we daarom erg nieuwsgierig geworden naar het ‘Kan-Ban voorraadbeheer systeem’ dat zij in de praktijk gebruiken.
Ulrich Schultz (links) en Margareth Heuveling (rechts) met de LHV innovatieprijs 2015
Margareth Heuveling, voormalig IC-verpleegkundige is gespecialiseerd ‘Lean consulent’. Samen met Ulrich Schulz, huisarts in Deurne, geeft zij sinds 2012 de opleiding “Lean werken in de Huisartsenpraktijk”. In 2016 wonnen zij met deze manier van werken de LHV innovatie prijs.
In het kader van ‘Lean werken’ hebben zij een eenvoudig voorraadbeheer systeem ontwikkeld voor o.a. huisartsenpraktijken. Dit systeem werkt op basis van het z.g. “Kan-Ban systeem”.
Kanban betekent kaart of signaal
Kanban komt uit het Japans en betekent kaart of signaal. Kanban staat voor een productiemethode waarbij er wordt geproduceerd op het moment dat de voorraad is gedaald. Een kanban systeem coördineert bestellingen en leveringen (voorraadaanvulling) d.m.v. een kaarten systeem. (Gevonden op http://www.encyclo.nl/lokaal/10179)
Interview & Foto’s: Bob van Heukelom, redacteur MedZ-Online.
Hoe het ‘Kan-Ban voorraadbeheer systeem’ hulp kan bieden.
Hoe zijn jullie op het idee gekomen om zelf dit systeem te ontwikkelen?
Margareth vertelt: Het voorraadbeheer vormt een veel voorkomend knelpunt in de steeds groter wordende huisartsenpraktijken. In huisartsenpraktijken is men gewend te handelen volgens het zogenaamde ‘push principe’. Dit principe gaat uit van ‘verwachtingen’ met als gevolg dat je soms iets te vroeg of te laat doet en soms teveel of te weinig hebt.
Wij kwamen erachter dat het je niet helpt als je alleen kijkt naar wat op voorraad ligt. Wij merkten dat de meeste praktijken geen duidelijk systeem hanteerden voor het voorraadbeheer. We hoorden klachten zoals: ‘Ik wil niet te veel spullen op voorraad hebben, want dat vreet ruimte en het is ‘dood geld’ of: ”Iedereen bestelt maar wat” en: “We hebben een magazijn vol met aanbiedingen, die vervolgens niemand gebruikt”.
Het zijn allemaal ergernissen die ze in veel praktijken horen. Het bestelproces blijkt een grote tijdvreter te zijn voor veel assistentes. Als dat niet goed is geregeld zorgt het voor veel extra administratie en onnodige kosten.
”Iedereen bestelt maar wat. We hebben een magazijn vol met aanbiedingen, die vervolgens niemand gebruikt”.
Lean werken gaat uit van het ‘pull principe’. Dit principe gaat uit van de vraag van de klant, zodat je altijd op het juiste moment iets doet, niet te vroeg, maar ook niet te laat. Niet te veel, maar ook niet te weinig. Precies op tijd en voldoende!
De Lean tool om het ‘pull principe’ in de praktijk toe te passen is Kanban=signaal.
Met andere woorden: men krijgt een signaal om iets te doen. Je doet dus nooit meer iets te vroeg of te laat, maar altijd op het juiste moment.
Door het gebruikmaken van een Kanban worden een aantal verspillingen geëlimineerd: wachten, voorraad, beweging, controles.
Is dit te vergelijken met het voorraadbeheer systeem met een barcode-scanner, dat een aantal medische groothandel bedrijven aanbiedt?
Nee, het KanBan systeem gaat uit van een totaal ander principe. Het klopt dat diverse groothandels de praktijk voorzien van een barcode-scanner systeem, waarmee de verbruiksmaterialen besteld kunnen worden. Nadeel van dit systeem is dat je vast zit aan één (een) leverancier. Die bepaalt de prijzen en het te leveren assortiment. Je wordt als praktijk op die manier afhankelijk van die ene leverancier en dat is erg ongewenst.
Daarnaast gaat het barcode-scan systeem nog steeds uit van het ‘push-principe’ en behoud je de verspillingen die door een ‘pull principe’ wel worden geëlimineerd!
Je wordt als praktijk op die manier afhankelijk van die ene leverancier en dat is erg ongewenst.
Jullie hebben een eigen Kan-Ban voorraadbeheer systeem met een magneetsysteem ontwikkeld. Hoe werkt dat in de praktijk?
Margareth: ‘Voordat we het Kan-Ban systeem gaan implementeren hebben we eerst samen met het huisartsenteam bepaald welke producten op voorraad worden genomen (Begin dus altijd eerst met SCHEIDEN, de eerste S). Van alles wat je op voorraad wilt gaan leggen bepaal je vervolgens de maximale en de minimale voorraad. Daarna ga je na hoe snel je verwacht dat het verloop is en bepaal je bij welk minimumaantal je weer moet gaan bestellen. Uiteraard neem je van de hardlopers meer op voorraad, dan van weinig gebruikte items.
Per artikel maken we 2 magnetische etiketten, een witte en een gele, die op elkaar passen. Wit staat voor “voldoende op voorraad” en geel betekent ‘wordt besteld’.
Zo simpel is het bestellen met het Kan-Ban systeem. Geen ingewikkelde software.
Een Kan-Ban voorbeeld: Je neemt van bijvoorbeeld Gazen (niet steriel) 5×5 maximaal 9 pakjes op voorraad en je beslist dat je bij 2 pakjes moet gaan bestellen.
Je zet dan op het etiket: Gazen (onsteriel) 5x5cm: 7/2. Dit betekent 2 is de minimale voorraad, dat is dus mijn kanban=signaal om de magneet er van af te halen. De assistente hoeft niet te gaan rekenen, maar hoeft alleen 7 op het bestelformulier te zetten. Dus 7 is de besteleenheid.
“Bestellen is nu een fluitje van een cent geworden”
Hierdoor is bestellen een fluitje van een cent geworden. Waar ze vroeger uren met een bestelling bezig waren, pakken ze nu de beker met de verzamelde etiketten. De bestelling duurt nu nog maar 3 minuten.
Na enige oefening lukt het meestal om naar één bestelling in de maand te gaan. Dat scheelt veel administratieve handelingen en verwerkingskosten. De kans op fouten wordt groter, naarmate je het ingewikkelder maakt. Ons systeem is veel eenvoudiger en de kans op fouten is nihil. Het mooiste is wel dat er vrijwel nooit meer een (spoed)bestelling tussendoor hoeft te worden gedaan. Dat geeft veel rust in de praktijk’.
Maakt het nog uit of je met 2 of met 6 artsen werkt?
Ulrich: ‘Nee in principe zijn de artikelen hetzelfde. Alleen heb je dan van alles meer op voorraad liggen en je minimale voorraad (bestelgrens) ligt iets hoger. Je hebt dan uiteraard wel grotere voorraadkasten nodig’.
Hoe komen jullie tot het assortiment dat een praktijk nodig heeft?
Margareth: ‘De praktijken bepalen zelf wat ze op voorraad willen hebben. Voordat we het Kan-Ban systeem gaan opzetten dan gaan we bij elkaar zitten en dan komt alles op tafel. Iedere arts geeft aan hoe belangrijk hij of zij een product vindt. Ze geven dat aan met een 1 of 2 of een 3. De 1-en zijn absoluut nodig, de 2-en vormen een discussiepunt en de 3-en mogen weg. Dan beginnen we eerst met het weggooien van de 3-en en het rubriceren van de 1-en. Vervolgens gaan we dan met elkaar overleggen wat we met de 2-en gaan doen, dat betekent voor de artsen ‘water bij de wijn doen’. Wat je overhoudt komt op vaste bestellijst’.
Ulrich valt bij: ‘Dat lijkt heel simpel maar daar moet je wel even over nadenken met elkaar. Het ligt er ook aan wat voor praktijk het is. Als er bijvoorbeeld veel ingrepen worden gedaan dan willen ze van bepaalde verbruiksmaterialen meer op voorraad (willen) hebben.’ Ulrich vervolgt: ‘De voorraad is de basis maar het gaat veel verder dan dat. Het zijn niet alleen over de medische verbruiksmaterialen en kantoorartikelen, maar ook je aanvraagformulieren, het bijhouden van vervaldata tot zelfs de indeling van de bestanden op de harde schijf van je PC. Feitelijk gaat het over je manier van denken en de manier van kijken naar je patiënt’.
‘De voorraad is de basis, maar Kan-Ban gaat veel verder dan dat.’
Kunnen praktijken ook alleen voor de Kan-Ban methode bij jullie terecht?
Ulrich: Neen, de basis blijft de 5-S aanpak. 5S is en blijft de fundering onder het Lean werken, daar moet dus mee begonnen worden. (Want bij elke aanpassing in de praktijk begin je met een procesanalyse en dan moet je toch weer teruggrijpen, want het is meestal ongestructureerd.) ( De praktijk wil van hun knelpunten af en dat hoort er allemaal bij.) (Zie voor 5-S methodiek ons eerder gepubliceerde artikel: ‘Lean in de huisartsenpraktijk’ in MedZOnline) Margareth: Het probleem is: als je niet met 5-S begint en de praktijk zegt: wij hebben het hier goed op orde, dan zeg ik: Oké, dat wil ik dan wel eerst eens zien! Dan kom ik en dan denk ik ja, dit is helemaal niet op orde!
Ulrich vult aan: “Het is eigenlijk nergens op orde! Je kunt wel een paar leuke nieuwe innovatieve ideeën invoeren, maar de meeste kunnen het dan niet meer volgen, want de basis is niet goed. Het heeft dan geen zin om nog een of twee keer langs te gaan, want dat helpt dan niet, omdat de basis niet goed is”.
Als mensen vragen: Ja, maar wij willen alleen het ‘Kan-Ban systeem’, prima, maar wees jezelf dan wel bewust dat het alleen een ‘tooltje’ is.
Dit systeem lijkt mij ideaal voor huisartsenposten, want daar moet iedereen zijn weg vinden in grote kasten waar meestal (er) geen systeem in zit.
Ulrich: Dat klopt je bent daar altijd aan het zoeken, maar die zijn er nog niet klaar voor. De assistentes hebben daar ook last van, want de voorraad wordt bepaald door de directie. Voor hen is het ook een knelpunt. Dat is ook het probleem van de directeuren van een huisartsenpost, die denken dat Lean alleen over voorraadbeheer gaat, maar het gaat veel dieper.
In onze regio is men langzaamaan het Lean werken op de posten aan het implementeren. Helaas gebeurt dat door iemand die nog nooit een huisartsenpraktijk of spoedpost van binnen heeft gezien. Ik ben dus erg benieuwd naar het uiteindelijke resultaat.
Jullie geven veel ‘Lean workshops’ op diverse locaties in het land, maar jullie worden ook regelmatig ingehuurd door (I) individuele praktijken om met het hele team de 5-S’en van het Lean werken in (de) te voeren. Houden jullie nog wel tijd over?
Ja, het wordt wel druk, maar we kunnen het net bijhouden. We geven regelmatig introductieworkshops voor de LHV en hebben al meer dan 1000 huisartsenpraktijken bezocht. We hebben nu 2 medewerkers en één in opleiding. Het voordeel is dat we het goed kunnen plannen. We zitten dit jaar wel al weer vrijwel volgeboekt.
Leerpunten voor de praktijk:
- Een goed voorraadbeheer systeem opzetten is niet moeilijk, maar vereist wel goed overleg en een adequaat signaleringsysteem.
- In principe is de voorraad een statisch gegeven. Je bestelt meestal dezelfde zaken zodra die op beginnen te raken. Wat en hoeveel je in voorraad wilt hebben, dat bepaal je met elkaar. Aan de hand van de ervaren (veronderstelde) verbruikssnelheid bepaal je minimum en maximum hoeveelheden.
- Het is een gegeven dat persoonlijke voorkeur meespeelt in wat er op voorraad moet worden gehouden. Dit leidt tot variatie in artikelen tussen praktijken.
- Het Kan-Ban systeem is veel meer dan een voorraadbeheer systeem. Het leidt je naar een duidelijke visie en het geeft structuur aan je werkprocessen.
- Wil je iets nieuws toevoegen aan de bestaande voorraad dan moet je daar duidelijk in zijn naar de medewerkers en misschien eerst je oude voorraad opmaken of aanpassen.
- Scansystemen op basis van barcodes, die door een leverancier worden aangeboden, zijn vooral leuk voor de leverancier, maar maken je erg afhankelijk.
Voordat we afscheid nemen mogen we nog een paar foto’s maken van hun eigen systeem.
Hierdoor wordt het Kan-Ban systeem opeens heel inzichtelijk.
Kan-Ban voorraadbeheer voorbeeld toegepast op alle laden in de onderzoekskamers. De indeling van de lades is in iedere onderzoekskamer hetzelfde. Zodra een vakje leeg is zie je aan het plaatje wat er aangevuld moet worden. Zo blijft de indeling altijd constant.
De voorraadkast met kweek- en laboratoriumtesten en voorzien van het klik magneet systeem.
De voorraad van de medische verbruiksmaterialen overzichtelijk gerangschikt en voorzien van het klik magneet systeem.
Wie geïnteresseerd is geraakt in het systeem van Margareth en Ulrich kan contact met ons opnemen. Wij willen u graag helpen om uw voorraad te optimaliseren, zodat u eenvoudiger kunt gaan bestellen.
Ook de kantoor- en huishoudartikelen worden zo keurig bijgehouden en van magneet-etiketten voorzien.